학교 AI 구독 품의(기안) 올리는 법 — 예산 과목·기안 문구·첨부 서류
AI 구독은 물품이 아니라 이용권(사용료) 성격이라, 처음 품의를 쓰는 분들이 예산 과목과 증빙에서 자주 막힙니다. 학교마다 회계 편성과 결재 관행이 달라 정답이 하나는 아니지만, 아래 순서로 준비하면 행정실 협의가 빨라집니다.
1단계 — 내역과 예산 과목 확인
품의 전에 서비스명·플랜·계정 수·이용 기간·총액을 확정하고, 행정실(회계 담당자)과 예산 과목을 먼저 협의합니다. 구독형 서비스는 자산으로 남는 비품이 아니라 기간제 이용권이라, 소모성 지출로 처리하는 학교가 많습니다. 과목 명칭과 적용 기준은 학교·교육청 회계 편성에 따라 다르므로 행정실 확인이 우선입니다.
- 서비스명 정확히 (예: ChatGPT Plus 12개월 1계정 — 플랜·기간·수량 명시)
- 구독(사용료)인지 영구 라이선스인지 구분해 기재
- 총액과 단가를 견적서와 일치시키기
2단계 — 기안 문구 예시
기안 제목은 "수업(업무) 활용을 위한 AI 구독 서비스 구입(이용)" 형태가 무난합니다. 본문에는 목적, 내역, 구매 방법, 소요 예산, 첨부를 순서대로 적습니다. 예시: "교수·학습 자료 제작 및 업무 효율화를 위해 아래와 같이 AI 구독 서비스를 구입(이용)하고자 합니다. — 내역: ChatGPT Plus 12개월 × 2계정, 금액 ○○○원 — 구매 방법: S2B 학교장터 견적(수의) 계약 — 첨부: 견적서 1부." 학교 양식이 있으면 그 양식이 우선입니다.
- 목적은 수업·업무 활용으로 구체적으로 (막연한 'AI 도입' 지양)
- 내역 표에 서비스·기간·수량·단가·금액을 견적서와 동일하게
- 구매 경로(S2B 또는 업체 직접 구매)를 명시
3단계 — 첨부 서류 준비
통상 견적서 1부면 시작할 수 있고, 학교에 따라 사업자등록증 사본·통장 사본을 함께 요구합니다. 세 가지 모두 요청 즉시 제공하며, 견적서는 홈페이지의 셀프 견적서 기능으로 상품·수량을 고르면 직인이 들어간 PDF를 바로 내려받을 수 있습니다.
- 견적서 — 셀프 견적서에서 즉시 발급 (직인 포함)
- 사업자등록증 사본·통장 사본 — 문의 주시면 바로 전달
- 세금계산서는 납품 후 학교사업자 정보로 발행
4단계 — 결재 후 구매 경로 선택
행정실 절차에 맞춰 S2B 학교장터로 진행하거나, 홈페이지에서 바로 주문할 수 있습니다. S2B는 견적·계약·검수·대금지급이 장터 절차 안에서 남고, 홈페이지 주문은 계좌이체 또는 후불(선납품 후정산)로 처리됩니다. 학교·기관은 납품을 먼저 받고 예산 집행 일정에 맞춰 정산하는 후불도 가능해, 예산 시기와 수업 일정이 어긋날 때 유용합니다.
- 행정실이 장터 증빙을 원하면 → S2B 학교장터 경로
- 빠른 도입이 필요하면 → 홈페이지 주문 + 후불(학교·기관)
- 어느 경로든 계정 발급과 담당자 대시보드 제공은 동일
자주 묻는 질문
품의가 먼저인가요, 주문이 먼저인가요?⌄
예산 집행이므로 품의(결재)가 먼저인 것이 원칙입니다. 다만 수업 일정이 급한 학교·기관은 후불(선납품 후정산)로 계정을 먼저 받고 행정 절차를 병행하기도 합니다.
예산 과목은 무엇으로 잡아야 하나요?⌄
학교 회계 편성에 따라 다릅니다. 구독은 기간제 이용권이라 소모성 지출로 처리하는 경우가 많지만, 정확한 과목은 행정실(회계 담당자)과 협의해 주세요. 필요한 증빙(견적서·세금계산서)은 저희가 맞춰 드립니다.
개인 카드로 결제하고 나중에 환급받으면 안 되나요?⌄
학교 예산 집행 절차에 맞지 않는 경우가 많아 권하지 않습니다. 해외 결제 문제 때문이라면, 저희가 대신 결제·발급하고 세금계산서를 발행하는 방식으로 예산 처리가 가능합니다.
견적서 유효기간이나 가격 변동이 걱정됩니다.⌄
견적서에 발행일이 표기되고, 상세 페이지의 옵션별 공개 단가와 동일합니다. 품의 중 가격이 바뀌면 재발급해 드리니 결재 시점 기준으로 다시 받으시면 됩니다.