학교 AI 구독 계약서류 보관기간과 감사 대비 체크리스트

행정감사는 계약서류를 처음부터 새로 조사하기보다, 몇 가지 항목이 서로 맞는지 대조하는 방식으로 진행되는 경우가 많아요. 크게 보면 네 갈래예요 — 품의(기안) 문서에 적힌 계정 수·기간·금액, 계약(주문) 시점의 견적서와 실제 결제 금액이 같은지, 계정이 실제로 발급되어 쓰이고 있는지, 세금계산서나 현금영수증 같은 증빙이 예산 집행 내역과 맞는지예요. 예를 들어 담당자가 중간에 바뀌었다고 가정하면, 새 담당자가 이 네 갈래를 한 폴더에서 바로 찾을 수 있는지 없는지에 따라 감사 대응 속도가 크게 달라져요. 다만 감사에서 정확히 어떤 항목까지 요구하는지는 감사 종류와 학교 규정마다 달라질 수 있으니, 감사가 예정되면 행정실에 미리 확인해두는 편이 안전해요.

보관 연한을 딱 잘라 말씀드리기는 어려워요. 문서 종류(회계 증빙인지 일반 행정 문서인지), 학교 급, 교육청별 기록물 관리 지침에 따라 기준이 다르게 정해져 있기 때문이에요. 정확한 연한은 학교 회계 규정과 교육청 지침에서 확인하는 게 가장 확실하고, 행정실에 물어보면 바로 답을 들을 수 있어요. 다만 연한을 모르더라도 지킬 수 있는 원칙은 있어요 — 계약(구독) 기간이 끝났다고 서류를 바로 폐기하지 않는 거예요. 특히 세금계산서처럼 전자 발행된 증빙은 국세청 홈택스에서도 발행 내역을 다시 확인할 수 있어서, 사본을 분실했더라도 완전히 막막해지지는 않아요. 정확한 보관 기준이 확인되기 전까지는 '일단 남겨둔다'가 가장 안전한 기본값이에요.

AI 구독은 학교가 구매대행을 통해 계정을 받는 구조라, 계약서류를 준비하다 보면 계약 상대방이 누구인지에서 헷갈리는 경우가 많아요. 실제 서비스를 제공하는 곳(Google·OpenAI·Anthropic 같은 원 사업자)과 구매·정산을 대행하는 곳이 다르기 때문인데, 저희는 공식 총판이 아니라 구매를 대행하는 입장이라는 점을 주문 단계에서부터 안내하고 있어요. 이 구조를 서류에 한 줄로 정리해두면 감사에서 계약 당사자를 묻는 질문에 바로 답할 수 있어요. 또 하나 자주 헷갈리는 지점은 갱신이에요. AI 구독은 자동으로 연장되지 않고 기간이 끝나면 새로 주문해야 하는 구조라, '계약이 갱신됐다'가 아니라 '새 계약이 체결됐다'로 서류를 남겨야 나중에 설명하기 쉬워요.

당장 정확한 보관 연한을 몰라도, 지금 할 수 있는 정리는 있어요. 구독 하나마다 품의서·견적서·결제(증빙)·계정 발급 확인을 한 세트로 묶어 폴더 하나에 모아두는 것부터 시작해보세요. 과거 품의에 첨부한 원 견적서는 당시 파일을 보관하는 것이 원칙이에요. 새 구매나 갱신 품의가 필요할 때는 홈페이지 셀프 견적서에서 현재 기준 견적서를 새로 발급받을 수 있어요. 계약 시작일과 만료일을 매번 기억해서 적어두는 대신 담당자 대시보드에서 확인하는 습관을 들이면, 담당자가 바뀌어도 기록이 끊기지 않아요. 감사가 임박해서 서류를 처음부터 찾기 시작하기보다, 구독을 새로 시작하는 지금 정리해두는 편이 훨씬 수월해요.

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